“info.ditta.rossi@gmail.com” oppure “info@dittarossi.it”? Sembra un dettaglio, ma l’indirizzo email è spesso il primo contatto che un cliente ha con la tua attività: compare nei preventivi, nelle fatture, sul biglietto da visita, nella firma di ogni messaggio. Una casella con il tuo dominio comunica serietà, ma soprattutto ti dà controllo: sull’indirizzo, sui dati, su chi può usarlo. Vediamo perché conviene e come organizzarla bene.
I vantaggi concreti
Credibilità
Un indirizzo con il dominio della tua attività dice che esisti davvero e che hai investito nel tuo nome. Un indirizzo gratuito generico, invece, è facile da imitare: chiunque può creare una casella con un nome simile al tuo su un servizio gratuito e spacciarsi per te.
L’indirizzo è tuo
Con il tuo dominio l’indirizzo non dipende da un fornitore: se un giorno cambi servizio di posta, gli indirizzi restano gli stessi, perché il dominio è tuo. Clienti e fornitori non devono aggiornare nulla. Lo stesso non vale per una casella gratuita: se l’account viene chiuso o bloccato, l’indirizzo è perso.
Controllo sulle persone
Quando un collaboratore lascia l’azienda, con una casella del tuo dominio puoi cambiare la password, inoltrare i nuovi messaggi a chi lo sostituisce e conservare la corrispondenza. Con una casella personale gratuita, tutto resta nelle sue mani.
Consegna più affidabile
Con il tuo dominio puoi configurare i record SPF, DKIM e DMARC, che dimostrano ai server dei destinatari che i messaggi partono davvero da te. È uno dei fattori che contano per non finire nello spam (vedi SPF, DKIM e DMARC spiegati semplice).
Come organizzare gli indirizzi
Prima di creare caselle a raffica, pensa a come le userai. Un’organizzazione tipica per una piccola attività:
| Indirizzo | A cosa serve | Casella o inoltro? |
|---|---|---|
nome.cognome@ |
la casella personale di ogni persona | casella |
info@ |
il contatto generico pubblicato sul sito | casella condivisa o inoltro a una o più persone |
amministrazione@ |
fatture, pagamenti, fornitori | casella o inoltro |
ordini@ o shop@ |
notifiche del negozio online | casella |
noreply@ |
mittente di email automatiche | casella usata solo per l’invio |
Una regola utile: indirizzi di ruolo (info, amministrazione, ordini) separati dagli indirizzi personali. Se la persona che segue l’amministrazione cambia, l’indirizzo resta lo stesso e lo giri a qualcun altro.
Alias e inoltri ti permettono di avere molti indirizzi senza moltiplicare le caselle da controllare: puoi crearli dal pannello DirectAdmin, che apri dall’area clienti.
Leggere la posta dove vuoi
Una casella professionale non ti obbliga a cambiare abitudini. La puoi leggere:
- dal browser, con la webmail Roundcube su
webmail.tuodominio.it(guida: webmail); - dal computer, con Outlook, Apple Mail, Thunderbird o il programma che preferisci (guida: configurare Outlook);
- dal telefono, con l’app di posta di iPhone o Android.
Usando il protocollo IMAP, i messaggi restano sul server e sono sincronizzati su tutti i dispositivi: quello che leggi o cancelli dal telefono risulta letto o cancellato anche sul computer (vedi IMAP o POP3).
Cosa trovi nelle caselle iWebLab
- Connessioni cifrate: IMAP sulla porta 993 e POP3 sulla 995 con SSL/TLS, invio SMTP sulla 465 con SSL/TLS o sulla 587 con STARTTLS.
- Antispam professionale incluso, con quarantena gestibile per ogni casella (vedi filtro antispam).
- Antivirus sugli allegati.
- Backup con JetBackup: almeno due copie al giorno conservate 30 giorni a rotazione, con la possibilità di ripristinare da solo una casella dal pannello.
- Certificato SSL Let’s Encrypt gratuito sul dominio, emesso e rinnovato in automatico.
Trovi i dettagli nella pagina posta elettronica.
Sito e posta: esigenze diverse
Sito e posta condividono il dominio, ma hanno esigenze diverse. Il sito deve essere veloce e reggere i picchi di visite; la posta deve essere affidabile, conservare i messaggi e arrivare a destinazione. Per questo è bene tenere separate alcune cose:
- le email automatiche del sito (conferme d’ordine, moduli di contatto) dovrebbero partire da un indirizzo vero del tuo dominio, autenticato con SMTP, e non dalla funzione di invio predefinita del CMS: così arrivano più facilmente a destinazione;
- le newsletter a migliaia di destinatari vanno inviate con una piattaforma dedicata, non dalla casella di tutti i giorni: invii massivi da una casella normale ne compromettono la reputazione;
- gli strumenti esterni che inviano a nome tuo (gestionali, piattaforme di newsletter) vanno inclusi nel record SPF.
Buone pratiche
- Una password diversa e robusta per ogni casella (vedi password sicure e 2FA).
- Non pubblicare sul sito gli indirizzi personali: usa quelli di ruolo o un modulo di contatto.
- Tieni d’occhio lo spazio occupato e svuota periodicamente cestino e cartelle con allegati pesanti.
- Una firma coerente per tutti, con nome, ruolo, recapiti e sito.
Errori da evitare
- Una sola casella condivisa da tutti, con la stessa password: quando qualcuno se ne va, non sai più chi ha accesso. Meglio caselle personali più alias di ruolo.
- Inoltrare tutto a una casella gratuita e rispondere da lì: perdi i vantaggi del dominio, e il destinatario vede comunque l’indirizzo gratuito.
- Lasciare caselle dimenticate con password deboli: sono le prime a essere violate e usate per inviare spam a nome tuo. Chiudi quelle che non servono più.
- Lasciare la gestione delle caselle solo a chi ti ha fatto il sito: l’accesso all’area clienti e le password principali devono restare a te.
Hai già caselle altrove?
Puoi spostarle senza perdere messaggi seguendo la guida migrare la posta senza perdere messaggi. Se non hai ancora un dominio, parti dalla pagina domini. Per qualsiasi dubbio, apri un ticket dall’area clienti.