Un cliente ti dice di averti scritto ieri, ma nella tua casella non c’è niente. Oppure ti accorgi che da stamattina non arriva più nessun messaggio. Quando la posta in arrivo si blocca, la tentazione è pensare subito a un guasto del server. In realtà le cause possibili sono molte, e la maggior parte si individua in pochi minuti con i controlli giusti. Seguili in ordine: dal più semplice al più tecnico.
1. Il messaggio manca solo a te o a tutti?
Prima di tutto distingui due situazioni molto diverse:
- Non arriva nessun messaggio, da nessun mittente: il problema è probabilmente generale (dominio, DNS, casella piena, servizio).
- Non arrivano i messaggi di un mittente specifico: il problema è più probabilmente nel filtro antispam, nelle regole della tua casella o dal lato del mittente.
Un test semplice: scriviti da un indirizzo esterno, per esempio una casella personale. Se il messaggio arriva, la casella funziona e il problema riguarda solo certi mittenti.
2. Controlla la webmail
Apri la webmail da webmail.tuodominio.it ed entra con l’indirizzo completo e la password della casella. La webmail mostra quello che c’è davvero sul server, senza passare dal tuo programma di posta.
- se in webmail il messaggio c’è, il problema è nel programma di posta o nel dispositivo (vedi il punto 6);
- se non c’è nemmeno lì, prosegui con i controlli successivi.
3. Guarda nella quarantena dell’antispam
Tutta la posta in arrivo passa dal filtro antispam, che trattiene in quarantena i messaggi sospetti. A volte un messaggio legittimo viene scambiato per spam: capita con email che contengono molti link, allegati particolari o che provengono da server configurati male.
Controlla la quarantena della casella dal pannello. Se trovi il messaggio, rilascialo e, se il mittente è affidabile, aggiungilo all’elenco dei mittenti consentiti. Così i suoi messaggi futuri arriveranno regolarmente.
Controlla anche la cartella Spam o Posta indesiderata della casella, in webmail e nel programma di posta: è un posto diverso dalla quarantena, e i messaggi possono finire anche lì.
4. La casella è piena?
Ogni casella ha una quota. Quando è piena, i nuovi messaggi vengono respinti e il mittente riceve un errore. È una causa frequentissima nelle caselle usate da anni, soprattutto con il POP3 configurato per lasciare una copia sul server: i messaggi si accumulano senza che te ne accorga.
Nel pannello DirectAdmin, nella sezione della posta, vedi lo spazio occupato da ogni casella. Se è al limite, elimina i messaggi che non servono (svuota anche il cestino) o aumenta la quota, se lo spazio dell’account lo permette.
5. Regole, inoltri e filtri della casella
Una regola creata tempo fa può spostare o eliminare i messaggi senza che tu te ne ricordi. Controlla:
- i filtri della webmail e del programma di posta (per esempio “sposta in una cartella” o “elimina”);
- gli inoltri impostati sulla casella: se la posta viene inoltrata altrove senza tenerne una copia, nella casella originale non resta niente;
- le risposte automatiche dimenticate attive.
6. Il programma di posta o il telefono
Se i messaggi sono in webmail ma non nel programma, il problema è lì. Le cause tipiche:
- password cambiata e non aggiornata nel programma: il programma non riesce a collegarsi e non scarica nulla;
- impostazioni sbagliate: per l’IMAP servono il server indicato nell’email di attivazione, la porta 993 con SSL/TLS e l’indirizzo completo come nome utente;
- più dispositivi in POP3: il primo che scarica i messaggi può toglierli dal server, e gli altri non li vedono mai. Con più dispositivi usa l’IMAP;
- il programma è offline o ha la sincronizzazione sospesa.
Attenzione: un programma con una password sbagliata che continua a provare a collegarsi può far bloccare l’indirizzo IP della tua rete dai sistemi di protezione. Se, oltre alla posta, dall’ufficio non vedi più nemmeno il sito, è probabile che sia successo: apri un ticket indicando il tuo IP pubblico.
7. Dominio e DNS
Se non arriva nessun messaggio da nessun mittente, controlla il dominio:
- è scaduto? Verifica la scadenza nell’area clienti. Un dominio scaduto smette di ricevere posta;
- hai cambiato i DNS o i nameserver di recente? I record MX dicono a tutto il mondo dove consegnare la tua posta. Se dopo una modifica non puntano più al nostro servizio, i messaggi vanno altrove o vengono respinti;
- hai spostato la posta su un altro servizio, per esempio Google Workspace o Microsoft 365? In quel caso la posta arriva là, non sulle caselle dell’hosting.
Se il sito è stato rifatto da un’agenzia che ha cambiato i DNS, chiedi conferma che i record della posta siano rimasti al loro posto.
8. Il problema è dal lato del mittente
A volte il messaggio non è mai partito, o è stato respinto prima di arrivare. Chiedi al mittente se ha ricevuto un messaggio di errore: il testo di quell’errore è preziosissimo, perché indica il motivo esatto (casella inesistente, casella piena, messaggio rifiutato come spam). Se l’indirizzo era scritto male, l’errore lo dirà.
Quando aprire un ticket
Se dopo questi controlli la posta continua a non arrivare, apri un ticket dall’area clienti e indica:
- la casella che non riceve;
- l’indirizzo del mittente, la data e l’ora approssimativa dell’invio;
- l’eventuale messaggio di errore ricevuto dal mittente, copiato per intero;
- quali controlli hai già fatto.
Con mittente e orario possiamo seguire il percorso del messaggio sul server e dirti esattamente cosa gli è successo. Per conoscere tutte le caratteristiche delle nostre caselle, consulta la pagina posta elettronica.