Scrivi un messaggio, premi Invia e… niente. Il messaggio resta nella posta in uscita, il programma chiede la password, oppure dopo qualche minuto arriva un’email che dice che la consegna non è riuscita. Quando la posta non parte, il problema può stare in tre posti diversi: nel tuo programma di posta, nel collegamento con il server o nel percorso verso il destinatario. Capire quale dei tre è il primo passo per risolvere.
Il messaggio resta nella posta in uscita, o è partito ed è tornato indietro?
È la distinzione più importante:
- Il messaggio non parte (resta in “Posta in uscita”, compare un errore di connessione o di autenticazione): il problema è tra il tuo programma e il server. Segui la prima parte di questa guida.
- Il messaggio parte, ma ricevi una risposta automatica di mancata consegna: il server l’ha preso in carico, ma il destinatario l’ha rifiutato o non esiste. Vai alla seconda parte.
Prima parte: il messaggio non parte
Prova dalla webmail
Apri webmail.tuodominio.it, entra con l’indirizzo completo e la password della casella e invia un messaggio di prova. Se dalla webmail parte, la casella funziona: il problema è nella configurazione del programma o del dispositivo.
Controlla le impostazioni del server in uscita
Le impostazioni corrette per la posta in uscita (SMTP) sono:
| Parametro | Valore |
|---|---|
| Server | Quello indicato nell’email di attivazione |
| Porta e sicurezza | 465 con SSL/TLS, oppure 587 con STARTTLS |
| Autenticazione | Attiva, con password normale |
| Nome utente | L’indirizzo email completo |
| Password | La password della casella |
Gli errori più comuni che troviamo nelle segnalazioni:
- autenticazione SMTP disattivata: molti programmi la tengono separata dalla posta in arrivo. Va attivata, con le stesse credenziali dell’IMAP;
- porta e sicurezza non abbinate: la 465 vuole SSL/TLS, la 587 vuole STARTTLS. Mescolarle provoca errori di connessione;
- porta 25: spesso è bloccata dai fornitori di connessione per contrastare lo spam. Usa la 465 o la 587;
- nome utente incompleto: serve l’indirizzo intero, non solo la parte prima della chiocciola.
Hai cambiato la password di recente?
Se hai cambiato la password della casella, va aggiornata in ogni programma e dispositivo, e in alcuni programmi due volte: per la posta in arrivo e per quella in uscita. Un dispositivo dimenticato che continua a provare con la password vecchia può far bloccare dai sistemi di protezione l’indirizzo IP della tua rete. Se oltre alla posta non vedi più il sito dall’ufficio, è probabile che sia successo: apri un ticket con il tuo IP pubblico.
Antivirus e firewall del computer
Alcuni antivirus controllano la posta in uscita e possono interferire con le connessioni cifrate. Se tutto è configurato bene ma il messaggio continua a non partire da un solo computer, prova a disattivare temporaneamente la scansione della posta dell’antivirus.
Rete dell’hotel, dell’aeroporto o di un cliente
Certe reti pubbliche o aziendali bloccano le porte della posta. Se dal telefono con la connessione dati il messaggio parte e dalla rete Wi-Fi no, il blocco è nella rete, non nel server.
Seconda parte: il messaggio è partito ma torna indietro
Quando un messaggio non può essere consegnato, ricevi una risposta automatica con un codice e una spiegazione, spesso in inglese. Leggerla con attenzione fa risparmiare molto tempo. I casi più frequenti:
- indirizzo inesistente (“user unknown”, “no such user”): l’indirizzo del destinatario è scritto male o non esiste più;
- casella del destinatario piena (“mailbox full”, “quota exceeded”): il problema è dal suo lato, va avvisato con un altro mezzo;
- messaggio rifiutato come spam: il server del destinatario non si fida del messaggio, per contenuto, allegati o configurazione del dominio mittente;
- messaggio troppo grande: gli allegati superano il limite accettato dal destinatario. Usa un servizio di condivisione file e invia il link.
Se i tuoi messaggi vengono rifiutati o finiscono nello spam
Controlla che il dominio abbia record SPF, DKIM e DMARC corretti. Sono le “credenziali” con cui il tuo dominio dichiara quali server possono inviare a suo nome. Un caso classico: usi la posta dell’hosting ma anche un servizio esterno (gestionale, newsletter, piattaforma di fatturazione) che invia con il tuo indirizzo, e il record SPF non lo comprende. Oppure ci sono due record SPF distinti sullo stesso dominio, che è un errore: il record deve essere uno solo, con tutti i servizi al suo interno.
Se invii molti messaggi tutti insieme, per esempio una newsletter a centinaia di contatti, la casella dell’hosting non è lo strumento adatto: usa un servizio dedicato agli invii massivi.
Le email del sito
Se a non partire sono le email inviate dal sito (moduli di contatto, ordini, recupero password), il problema è diverso: il sito va configurato per inviare tramite SMTP autenticato con una casella vera del tuo dominio, usando gli stessi parametri della tabella qui sopra. In WordPress si fa con un plugin SMTP, in PrestaShop dalle impostazioni email del negozio.
Quando aprire un ticket
Se dopo questi controlli la posta continua a non partire, apri un ticket dall’area clienti e indica:
- la casella da cui invii e il programma o dispositivo che usi;
- il messaggio di errore esatto, oppure la risposta di mancata consegna completa;
- data e ora di un invio non riuscito e l’indirizzo del destinatario;
- se dalla webmail l’invio funziona.
Con questi dati possiamo cercare il messaggio nei registri del server e dirti dove si è fermato. Trovi le caratteristiche delle caselle nella pagina posta elettronica.