Migrare la posta senza perdere messaggi

Spostare un sito è relativamente semplice: file e database si copiano, si verificano, e solo alla fine si sposta il traffico. Con la posta è diverso, perché i messaggi continuano ad arrivare anche mentre migri, e perché ogni persona ha il suo programma di posta, il suo telefono, le sue cartelle. Per questo la migrazione delle caselle è la parte che preoccupa di più. Con il metodo giusto, però, si fa senza perdere un messaggio.

Il principio: prima le caselle, poi i DNS, poi i messaggi

L’ordine corretto è questo:

1. crei sul nuovo hosting tutte le caselle, con gli stessi indirizzi;
2. sposti il puntamento della posta (il record MX e i record collegati) verso il nuovo server;
3. copi i messaggi vecchi dalla vecchia casella alla nuova;
4. tieni attivo il vecchio servizio per qualche giorno, per recuperare quello che arriva lì durante la propagazione.

Le persone continuano a ricevere posta per tutto il tempo: prima sul vecchio server, poi sul nuovo.

Passo 1: inventario delle caselle

Fai l’elenco completo di quello che c’è sul vecchio servizio:

• caselle vere, con il loro spazio occupato;
• alias e inoltri: indirizzi che non sono caselle ma girano la posta altrove;
• risponditori automatici attivi;
• regole e filtri lato server, se ce ne sono;
• caselle “di servizio” (fatture, PEC di notifica, iscrizioni a portali) che nessuno guarda ma che non devono perdersi.

Annota anche le dimensioni: una casella da diversi gigabyte richiede più tempo e conviene trattarla per prima.

Passo 2: creare le caselle sul nuovo hosting

Dal pannello DirectAdmin, che apri dall’area clienti, crea le caselle con gli stessi indirizzi e le stesse quote (o più ampie). Puoi anche usare password nuove: è un’ottima occasione per sceglierle robuste (leggi password sicure e 2FA). Ricrea poi inoltri, alias e risponditori.

Passo 3: preparare i DNS della posta

La posta arriva al server indicato nel record MX del dominio. Insieme all’MX, ricordati dei record che servono alla buona consegna dei tuoi messaggi: SPF, DKIM e DMARC (li spieghiamo in SPF, DKIM e DMARC spiegati semplice). Se sposti l’MX ma lasci l’SPF del vecchio fornitore, i tuoi messaggi rischiano di finire nello spam dei destinatari.

Se puoi, un giorno prima abbassa il TTL dei record MX, così il cambio si diffonde più velocemente (vedi propagazione DNS).

Passo 4: il cambio

Aggiorni MX, SPF e gli altri record. Da quel momento i server di posta del mondo, man mano che aggiornano le loro informazioni, iniziano a consegnare sul nuovo server. Per qualche ora (a volte un po’ di più) alcuni messaggi possono arrivare ancora sul vecchio: è normale, ed è il motivo per cui il vecchio servizio non va disdetto subito.

Passo 5: copiare i messaggi vecchi

Ci sono due strade, a seconda del numero di caselle e di come le persone usano la posta.

Metodo A: con il programma di posta (poche caselle)

Se usi già un programma come Outlook, Apple Mail o Thunderbird, puoi usarlo per trasportare i messaggi:

1. configura nel programma entrambi gli account in IMAP: quello vecchio e quello nuovo (per la configurazione da noi trovi le guide per Outlook, iPhone e Apple Mail, Android);
2. sul nuovo account crea le stesse cartelle del vecchio;
3. seleziona i messaggi di una cartella del vecchio account e trascinali nella cartella corrispondente del nuovo;
4. attendi che la sincronizzazione finisca prima di chiudere il programma.

Per distinguere i due account mentre lavori, il trucco è collegare quello vecchio usando l’indirizzo del server del vecchio fornitore (non il nome del dominio, che ora punta da noi), e quello nuovo con il server indicato nella nostra email di attivazione. Con i parametri da noi: IMAP sulla porta 993 con SSL/TLS, nome utente uguale all’indirizzo email completo.

Metodo B: copia da server a server (molte caselle)

Con tante caselle o caselle molto grandi, il trascinamento diventa lento e soggetto a interruzioni. Esistono strumenti che copiano i messaggi direttamente da un server IMAP all’altro, cartella per cartella, e che si possono rilanciare più volte copiando solo quello che manca. Se hai molte caselle da portare, parlane con noi quando richiedi la migrazione: ti diremo come procedere nel tuo caso.

E se usavi POP3?

Con POP3 i messaggi di solito sono stati scaricati sul computer e cancellati dal server: sul vecchio hosting potrebbe non esserci quasi nulla. In questo caso i messaggi sono già sul tuo PC e non vanno migrati, ma attenzione a non perderli se cambi computer. È l’occasione buona per passare a IMAP (vedi IMAP o POP3), caricando l’archivio locale sulla nuova casella con il metodo A.

Passo 6: aggiornare i dispositivi

Dopo il cambio, ogni computer e telefono va aggiornato con i nuovi parametri (server, porte, eventuale nuova password). Il modo più pulito, sui telefoni, è eliminare l’account vecchio e aggiungerlo di nuovo: si evitano impostazioni rimaste a metà. Prima di eliminare un account configurato in POP3, però, verifica che i messaggi siano stati copiati sulla nuova casella.

Mentre aggiorni i dispositivi puoi sempre leggere la posta dalla webmail, raggiungibile da webmail.tuodominio.it (guida: webmail).

Passo 7: l’ultimo recupero

Qualche giorno dopo il cambio, ricontrolla le vecchie caselle: se ci sono messaggi arrivati durante la propagazione, copiali sulla nuova. Solo allora puoi disdire il vecchio servizio.

Una volta qui

Sulle caselle iWebLab trovi l’antispam professionale con la quarantena gestibile per casella (vedi filtro antispam), l’antivirus sugli allegati e i backup con JetBackup, che ti permette di ripristinare da solo anche le caselle. Per qualsiasi dubbio durante la migrazione apri un ticket dall’area clienti.