Inoltri, alias e risposte automatiche

Non tutti gli indirizzi email hanno bisogno di una casella vera e propria. Un indirizzo info@ che deve arrivare a due colleghi, un ordini@ da girare al magazzino, un messaggio “sono in ferie” mentre sei via: per tutto questo ci sono gli inoltri, gli alias e le risposte automatiche. In questo articolo vediamo cosa sono, quando usarli e come impostarli dal pannello di gestione.

Le differenze in breve

Strumento	Cosa fa	Esempio
Casella	Conserva i messaggi, ha una password, si legge con un programma o la webmail	mario@tuodominio.it
Inoltro	Gira i messaggi ricevuti a uno o più altri indirizzi	info@ va a Mario e a Giulia
Alias	Un indirizzo in più che consegna nella stessa casella	amministrazione@ arriva nella casella di Mario
Risposta automatica	Risponde da sola ai messaggi ricevuti	“Sono in ferie fino al 25 agosto”

Gli inoltri

Un inoltro prende i messaggi indirizzati a un indirizzo e li consegna a uno o più destinatari. È ideale per gli indirizzi “di ruolo”, come info@, ordini@ o preventivi@, che devono raggiungere persone diverse senza che nessuno debba controllare una casella in più.

Come creare un inoltro

1. Accedi all’area clienti ed entra nel pannello DirectAdmin del tuo hosting (l’accesso è diretto, senza una password separata).
2. Apri la sezione della gestione posta e scegli quella dedicata agli inoltri (in inglese “Forwarders”).
3. Crea un nuovo inoltro: indica la parte dell’indirizzo prima della chiocciola, ad esempio info.
4. Inserisci gli indirizzi di destinazione. Se sono più di uno, separali come indicato dal pannello (di solito con una virgola).
5. Salva e invia un’email di prova all’indirizzo appena creato.

Inoltro o casella con lo stesso nome?

Se esiste già una casella con lo stesso indirizzo, valuta bene: con un inoltro i messaggi vengono girati altrove; con una casella vengono conservati. Se ti servono entrambe le cose (tenere una copia e girarla a un collega), puoi includere tra le destinazioni anche la casella stessa, se il pannello lo consente, oppure creare un filtro nel tuo programma di posta.

Attenzione agli inoltri verso caselle esterne

Inoltrare tutta la posta del tuo dominio verso un indirizzo di un provider gratuito sembra comodo, ma ha un rovescio della medaglia: insieme ai messaggi buoni viene inoltrato anche lo spam che riesce a passare i filtri, e il provider di destinazione può considerare il tuo server come fonte di spam e cominciare a rifiutare o a ritardare i messaggi. Inoltre i messaggi inoltrati a volte non superano i controlli SPF del mittente originale, e possono finire nello spam della destinazione.

Se ti serve leggere la posta del dominio sul telefono o insieme ad altre caselle, è più affidabile configurare la casella direttamente nell’app con IMAP: trovi le guide per Android e app Gmail e per iPhone e iPad.

Gli alias

Un alias è semplicemente un altro indirizzo che porta i messaggi nella stessa casella. Tecnicamente è un inoltro verso una casella del tuo stesso dominio, quindi si crea dalla stessa sezione degli inoltri.

Gli alias sono utili per:

• separare i ruoli senza moltiplicare le caselle: fatture@ e amministrazione@ possono arrivare entrambi alla stessa persona;
• riconoscere la provenienza: un alias usato solo per le iscrizioni ai servizi online ti dice subito chi ha ceduto il tuo indirizzo, se comincia a ricevere spam;
• gestire i cambi di personale: se un indirizzo di ruolo è un alias, basta cambiarne la destinazione quando cambia il responsabile.

Rispondere usando l’alias

Quando ricevi un messaggio tramite un alias, la risposta di solito parte dall’indirizzo principale della casella. Se vuoi rispondere come amministrazione@, aggiungi l’alias come identità o indirizzo mittente aggiuntivo nel tuo programma di posta o nella webmail (in Roundcube trovi la sezione Identità nelle impostazioni). Per l’invio usa sempre il server SMTP della tua casella con le sue credenziali.

Le risposte automatiche

Una risposta automatica invia un messaggio predefinito a chi ti scrive. L’uso più comune è il messaggio di assenza durante ferie, trasferte o chiusure, ma può servire anche per confermare la ricezione di una richiesta.

Come impostare una risposta automatica

1. Entra nel pannello DirectAdmin dall’area clienti.
2. Apri la sezione della gestione posta dedicata alle risposte automatiche o ai messaggi di assenza (in inglese “Autoresponders” o “Vacation Messages”).
3. Scegli la casella interessata.
4. Scrivi l’oggetto e il testo del messaggio.
5. Se disponibile, imposta la data di inizio e di fine, così la risposta si disattiva da sola al tuo rientro.
6. Salva e prova inviando un messaggio da un altro indirizzo.

Come scrivere un buon messaggio di assenza

• Indica le date: quando sei assente e quando tornerai.
• Indica un riferimento alternativo per le urgenze, ad esempio un indirizzo di ruolo o un collega.
• Sii breve: due o tre righe bastano.
• Non dare troppi dettagli: evita di scrivere dove ti trovi o che l’ufficio è chiuso e incustodito. La risposta automatica arriva a chiunque ti scriva, anche agli sconosciuti.

Un esempio: “Grazie per il messaggio. Sono fuori ufficio fino a lunedì 25 agosto e risponderò al mio rientro. Per urgenze puoi scrivere a info@tuodominio.it.”

Ricordati di spegnerla

Una risposta automatica dimenticata attiva per settimane dopo il rientro fa una pessima impressione. Se il pannello permette di impostare una data di fine, usala sempre.

Errori comuni

• Inoltri a catena: un indirizzo che inoltra a un altro che inoltra a sua volta. Oltre a complicare la gestione, si rischiano cicli in cui i messaggi rimbalzano.
• Inoltri verso indirizzi non più esistenti: i messaggi tornano indietro con errori di consegna. Fai pulizia quando un collaboratore lascia l’azienda.
• Risposte automatiche sulle caselle che ricevono newsletter o notifiche: rispondono anche ai sistemi automatici, generando posta inutile.

In sintesi

Usa gli inoltri per distribuire la posta di un indirizzo a più persone, gli alias per avere più indirizzi nella stessa casella e le risposte automatiche per avvisare chi ti scrive quando non ci sei. Per tutte le funzioni del servizio visita la pagina posta elettronica; se qualcosa non funziona come ti aspetti, apri un ticket dall’area clienti.