Hai mandato un preventivo importante e il cliente dice di non averlo mai ricevuto. Poi lo ritrova, settimane dopo, nella cartella spam. È una delle situazioni più frustranti per chi lavora con la posta elettronica. La buona notizia è che, nella maggior parte dei casi, le cause sono note e si possono correggere. Vediamo quali sono e come intervenire, passo dopo passo.
Chi decide che un’email è spam
A decidere non è il tuo server, ma il filtro del destinatario: quello del suo provider di posta, del suo server aziendale e a volte del suo programma. Ogni filtro dà un “punteggio” al messaggio in base a molti fattori. Non esiste quindi un interruttore unico: bisogna mettere in ordine tutti gli elementi che fanno salire il punteggio.
Le cause più comuni
1. SPF, DKIM e DMARC mancanti o sbagliati
È la causa numero uno. Se il tuo dominio non dichiara correttamente quali server possono inviare a suo nome, i filtri non possono essere sicuri che sia davvero tu a scrivere. Errori tipici: due record SPF invece di uno, un servizio esterno (newsletter, gestionale) non autorizzato, DKIM non attivo. Te li abbiamo spiegati in SPF, DKIM e DMARC spiegati semplice.
2. Invio da un server diverso da quello della posta
Il sito che invia gli ordini o i moduli di contatto, il gestionale che spedisce le fatture, la piattaforma delle newsletter: ognuno di questi invia email “a nome” del tuo dominio. Se non sono configurati per usare la tua casella tramite SMTP autenticato, oppure non sono autorizzati nei DNS, le loro email sembrano false.
3. Il contenuto del messaggio
I filtri sono diffidenti verso:
- messaggi composti da una sola immagine, con poco o nessun testo;
- oggetti tutti in maiuscolo, con molti punti esclamativi o parole tipiche delle promozioni aggressive;
- molti link, soprattutto se abbreviati o che puntano a domini diversi dal tuo;
- allegati pesanti o di tipo insolito.
4. Invii di massa dalla casella personale
Mandare la stessa email a centinaia di destinatari dalla propria casella, magari con tutti gli indirizzi in copia, è uno dei modi più rapidi per farsi classificare come spammer. Per le newsletter servono strumenti dedicati, con gestione delle iscrizioni e delle disiscrizioni.
5. Destinatari che non ti aspettano
Se molti destinatari segnalano i tuoi messaggi come spam, o se scrivi spesso a indirizzi inesistenti, la reputazione del tuo dominio peggiora. Liste di contatti vecchie o acquistate sono un rischio serio.
6. Una casella compromessa
Se la password di una casella viene rubata, qualcuno può usarla per inviare spam a tuo nome. Oltre al danno diretto, questo rovina la reputazione del dominio. Segnali d’allarme: risposte automatiche di mancata consegna per email che non hai mai scritto, o contatti che ti dicono di aver ricevuto messaggi strani da te.
Cosa fare, passo dopo passo
- Fai un test di invio. Manda un’email dalla tua casella a un indirizzo personale su un grande provider e verifica dove arriva.
- Leggi le intestazioni. Apri il messaggio ricevuto, visualizza l’originale e cerca i risultati
spf=,dkim=edmarc=. Tutti dovrebbero esserepass. - Fai l’inventario di chi invia per te. Casella di posta, sito, e-commerce, gestionale, newsletter, software di fatturazione: annota tutto.
- Sistema i DNS. Un solo record SPF con tutti i servizi, DKIM attivo per ognuno, un record DMARC. Se i DNS sono gestiti da noi, apri un ticket e ti aiutiamo.
- Fai inviare il sito tramite SMTP autenticato. Per WordPress, PrestaShop e gli altri CMS conviene configurare l’invio usando una casella del tuo dominio, con server, porta (
465SSL/TLS o587STARTTLS) e credenziali della casella, invece della funzione di invio predefinita. - Rivedi il contenuto. Testo chiaro, equilibrio tra testo e immagini, pochi link e verso il tuo dominio, un oggetto sobrio e una firma completa con i tuoi dati.
- Usa uno strumento dedicato per le newsletter e ricordati di autorizzarlo nei DNS.
- Proteggi le caselle. Password robuste e diverse per ogni casella; cambiala subito se sospetti un accesso indesiderato, e aggiornala su tutti i dispositivi.
Se il problema riguarda un solo destinatario
A volte le tue email arrivano a tutti tranne che a un cliente o a un’azienda. In questo caso il blocco dipende quasi sempre dalle regole del filtro del destinatario. Puoi:
- chiedere al destinatario di controllare la cartella spam e la sua eventuale quarantena;
- chiedergli di aggiungere il tuo indirizzo tra i mittenti attendibili;
- se il suo server rifiuta il messaggio, conservare l’email di mancata consegna che ricevi: contiene il motivo del rifiuto, utilissimo per capire il problema;
- aprire un ticket allegando quell’email di mancata consegna, così possiamo analizzarla.
Leggere un messaggio di mancata consegna
Quando un server rifiuta la tua email ricevi un messaggio automatico, spesso in inglese, con un codice e una spiegazione. Non cancellarlo: contiene informazioni preziose. Alcuni esempi tipici:
| Cosa leggi | Cosa significa di solito |
|---|---|
| “User unknown”, “mailbox not found” | L’indirizzo del destinatario è sbagliato o non esiste più |
| “Mailbox full”, “quota exceeded” | La casella del destinatario è piena |
| Riferimenti a SPF, DKIM o DMARC | I controlli di autenticità del tuo dominio non sono superati |
| “Spam”, “policy”, “rejected” | Il filtro del destinatario ha giudicato sospetto il messaggio |
Cosa evitare
- Non chiedere ai destinatari di “rispondere per sbloccare” come unica soluzione: aiuta con quel destinatario, ma non risolve la causa.
- Non inviare la stessa email più volte di seguito sperando che passi: peggiora la reputazione.
- Non usare indirizzi di provider gratuiti per le comunicazioni ufficiali dell’azienda accanto a quelli del tuo dominio: confonde i destinatari e i filtri.
E la posta che ricevi tu?
Se invece sono i messaggi in arrivo a finire nello spam, il discorso si rovescia: controlla la quarantena del nostro antispam e la cartella spam della casella. Trovi tutto in Filtro antispam e quarantena.
In sintesi
Per far arrivare le tue email nella posta in arrivo servono tre cose: un dominio configurato bene (SPF, DKIM, DMARC), invii fatti dai canali giusti e contenuti chiari inviati a chi li aspetta. Se vuoi un controllo della configurazione del tuo dominio, apri un ticket dall’area clienti. Per conoscere il servizio visita la pagina posta elettronica.