“Mandamelo via PEC.” “Ma ti ho già scritto una mail!” Lo scambio è più comune di quanto sembri. La Posta Elettronica Certificata e la posta elettronica normale si usano con gli stessi programmi e hanno indirizzi che si assomigliano, ma sono due strumenti diversi, con valore e regole diverse. Vediamo le differenze e quando serve l’una o l’altra.
Cos’è la PEC
La PEC è un sistema di posta elettronica previsto dalla normativa italiana che dà a un messaggio un valore legale paragonabile a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Quando invii una PEC, il sistema produce delle ricevute che attestano:
- che il messaggio è stato accettato e spedito dal tuo gestore, con data e ora;
- che il messaggio è stato consegnato nella casella del destinatario, con data e ora;
- che il contenuto e gli allegati non sono stati modificati durante il percorso.
Le caselle PEC sono fornite esclusivamente da gestori accreditati, iscritti in un apposito elenco pubblico, che devono rispettare requisiti tecnici e di sicurezza stabiliti dalla normativa.
Cos’è la posta normale
La posta elettronica ordinaria, come quella delle caselle con il tuo dominio, è lo strumento di tutti i giorni per comunicare con clienti, fornitori e colleghi. È veloce, flessibile, si usa da qualsiasi dispositivo, ma non produce ricevute con valore legale: puoi chiedere una “conferma di lettura”, ma il destinatario può ignorarla e non ha lo stesso valore di prova.
Questo non significa che la posta normale non conti nulla: le email sono comunque documenti e possono essere usate come elementi di prova. Semplicemente, non danno la certezza formale di invio e consegna che dà la PEC.
Le differenze in sintesi
| Posta normale | PEC | |
|---|---|---|
| Valore legale dell’invio | No, solo valore di prova generico | Sì, paragonabile a una raccomandata con ricevuta di ritorno |
| Ricevute | Nessuna (la conferma di lettura è facoltativa) | Ricevuta di accettazione e di consegna |
| Chi la fornisce | Qualsiasi fornitore di posta, anche con il tuo dominio | Solo gestori accreditati |
| Uso tipico | Comunicazioni quotidiane, preventivi, assistenza | Comunicazioni formali con la pubblica amministrazione, diffide, disdette, comunicazioni ufficiali |
| Destinatari | Chiunque | Il valore pieno si ha scrivendo a un’altra casella PEC |
Un errore frequente: PEC verso una casella normale
Puoi spesso inviare un messaggio da una casella PEC a una casella normale, e il destinatario lo riceve. Ma in quel caso non ottieni la ricevuta di consegna con valore legale: il sistema certificato si “ferma” al confine con la posta ordinaria. Allo stesso modo, alcune caselle PEC sono impostate per non accettare messaggi da caselle normali. Se una comunicazione deve avere valore legale, mittente e destinatario devono entrambi usare la PEC.
Chi deve avere la PEC
In Italia la normativa prevede l’obbligo di un indirizzo PEC (o di un domicilio digitale) per molte categorie, tra cui le imprese iscritte al registro delle imprese e i professionisti iscritti agli albi. Gli obblighi e le regole cambiano nel tempo e dipendono dalla tua situazione: per sapere se riguardano anche te, chiedi al tuo commercialista o alla tua associazione di categoria. Chi opera in altri Paesi, ad esempio a San Marino, deve verificare le regole locali sugli strumenti equivalenti.
Servono tutte e due?
Nella maggior parte dei casi sì, e non sono in concorrenza:
- la PEC si usa poco, per le comunicazioni che devono avere valore formale;
- la posta normale con il tuo dominio si usa tutti i giorni per lavorare.
Non usare la PEC come casella principale per tutto: molti contatti non hanno una PEC, i messaggi certificati non sono pensati per newsletter o comunicazioni ripetute, e il valore legale di ogni invio può diventare un problema se mandi qualcosa per errore. E viceversa, non affidare alla posta normale una disdetta o una diffida che deve arrivare “con prova”.
Le caselle iWebLab sono PEC?
No. Le caselle dei piani di posta e di hosting iWebLab sono posta elettronica ordinaria con il tuo dominio: professionale, protetta da filtro antispam e antivirus, accessibile da webmail e da qualunque programma, ma senza il valore legale della PEC. Per la PEC ti serve una casella presso un gestore accreditato, da affiancare alla tua posta di lavoro.
Usare entrambe nello stesso programma
Molti gestori PEC permettono l’accesso con IMAP e SMTP, quindi puoi configurare la casella PEC nello stesso programma che usi per la posta normale (Outlook, Thunderbird, Apple Mail e altri), con i parametri forniti dal gestore PEC. In questo caso:
- dai alle due caselle nomi ben riconoscibili, così non rischi di inviare dalla casella sbagliata;
- controlla che le ricevute di accettazione e consegna arrivino e conservale: sono la tua prova;
- verifica le regole del gestore PEC sulla conservazione dei messaggi, che possono essere diverse da quelle della tua posta normale.
In sintesi
- La PEC dà valore legale a invio e consegna; la posta normale no.
- Il valore pieno si ha solo tra due caselle PEC.
- La PEC si richiede a un gestore accreditato; le caselle con il tuo dominio sono posta ordinaria.
- Per lavorare servono di solito entrambe, ognuna per il suo scopo.
Per la posta di tutti i giorni con il tuo dominio scopri i piani nella pagina Posta elettronica. Non hai ancora un dominio? Lo trovi nella pagina Domini.