Casella piena: come archiviare e liberare spazio

“Casella piena”: è uno dei messaggi più fastidiosi, perché arriva sempre nel momento sbagliato. Quando una casella esaurisce lo spazio, i nuovi messaggi in arrivo non possono essere consegnati e il mittente riceve un errore. In questa guida vediamo come capire quanto spazio stai usando, come liberarlo senza perdere nulla di importante e come evitare che il problema si ripresenti.

Come funziona lo spazio della posta

Nei piani di posta iWebLab scegli uno spazio complessivo e lo dividi tra le caselle come preferisci. Ogni casella può avere una propria quota, cioè un limite massimo, che imposti dal pannello DirectAdmin quando crei o modifichi la casella. Nei piani di hosting lo spazio della posta fa parte dello spazio dell’account, insieme a file e database.

Ci sono quindi due situazioni diverse:

• la singola casella ha raggiunto la sua quota: basta liberare spazio in quella casella, oppure alzarne la quota se lo spazio complessivo lo permette;
• l’intero spazio del piano è esaurito: bisogna liberare spazio nelle caselle (o nei file del sito) oppure passare a un piano più grande.

Capire dove sta lo spazio

Dal pannello, nella sezione della gestione posta, vedi per ciascuna casella lo spazio occupato e la quota. È il primo controllo da fare: spesso una sola casella, magari quella di un collaboratore che non c’è più, occupa da sola gran parte dello spazio.

Dentro la casella, le cartelle che crescono di più sono quasi sempre:

• Inviata: ogni allegato che spedisci resta anche qui;
• Cestino e Spam: se non vengono svuotati, continuano a occupare spazio;
• vecchie cartelle di lavoro piene di allegati pesanti (preventivi, foto, disegni tecnici).

Molti programmi di posta e la webmail mostrano la dimensione delle cartelle; ordinando i messaggi per dimensione trovi subito quelli più ingombranti.

Liberare spazio in modo sicuro

1. Svuota cestino e spam

È l’operazione più semplice e spesso basta da sola. Prima di svuotare la cartella Spam dai un’occhiata veloce: se trovi un messaggio legittimo, spostalo nella posta in arrivo.

2. Elimina i messaggi più pesanti che non servono

Ordina per dimensione e parti dall’alto: newsletter con immagini, conferme automatiche, allegati già salvati altrove. Con poche decine di messaggi puoi liberare molto spazio.

3. Salva gli allegati e alleggerisci i messaggi

Se un messaggio ti serve ma l’allegato lo hai già archiviato nel gestionale o in una cartella condivisa, puoi salvare l’allegato sul computer e poi eliminare il messaggio, oppure conservare solo il testo dove il tuo programma lo consente.

4. Archivia sul computer gli anni vecchi

Se devi conservare tutto ma non ti serve averlo sempre online, puoi creare un archivio locale nel tuo programma di posta (in Outlook e Thunderbird si chiamano “cartelle locali” o file di archivio) e spostarci i messaggi degli anni passati. Attenzione:

• i messaggi spostati in un archivio locale non sono più sul server: non li vedrai dal telefono né dalla webmail;
• non sono più coperti dai backup del server, quindi l’archivio va salvato nei backup del tuo computer;
• fai l’operazione da un solo computer, quello che ha un backup affidabile.

Cosa succede ai messaggi mentre la casella è piena

Quando la casella è piena, i messaggi in arrivo vengono respinti o restano in attesa per un certo tempo, e il mittente riceve un avviso di mancata consegna. Una volta liberato lo spazio, la casella torna a ricevere normalmente, ma i messaggi già respinti non tornano da soli: se sai che qualcuno ti ha scritto in quei giorni, chiedigli di rinviare.

Non dimenticare i backup

Se hai cancellato troppo, niente panico: le caselle sono incluse nei backup automatici, con almeno due copie al giorno conservate per 30 giorni a rotazione. Dal pannello puoi ripristinare da solo una casella con JetBackup, scegliendo la data precedente alla cancellazione. Ricorda però che i backup coprono gli ultimi 30 giorni: non sono un archivio storico, quindi per conservare la posta per anni serve un archivio tuo.

Evitare che ricapiti

• Non usare la posta come archivio documenti. I file importanti vanno nel gestionale o in un archivio condiviso; la mail è il mezzo per riceverli.
• Invia link invece di allegati pesanti quando puoi: occupano spazio sia nella tua cartella Inviata sia nella casella del destinatario.
• Imposta il cestino perché venga svuotato periodicamente da almeno un programma.
• Controlla le quote dal pannello ogni tanto, soprattutto per le caselle condivise come info@ o ordini@.
• Distribuisci lo spazio in modo sensato: le caselle più usate meritano una quota più alta.
• Chiudi le caselle che non servono più, dopo averne salvato il contenuto, oppure trasformale in un inoltro verso chi ne ha preso il posto.

Quando conviene un piano più grande

Se fai ordine e lo spazio torna a esaurirsi in poco tempo, probabilmente ti serve semplicemente più spazio. I piani di posta partono da 25 GB e arrivano a 500 GB di spazio complessivo, e puoi passare a un piano più grande in qualsiasi momento. Trovi i dettagli nella pagina Posta elettronica; se non sai quale scegliere, contattaci indicando quante caselle hai e quanto spazio occupano oggi.