Hai una casella con il tuo dominio, ma preferisci leggere tutto da Gmail, iCloud o un’altra casella personale. Così imposti un inoltro: ogni messaggio che arriva a info@tuodominio.it viene girato automaticamente al tuo indirizzo personale. Funziona, finché un giorno qualche messaggio non arriva, oppure ricevi strane notifiche di mancata consegna. Gli inoltri verso i grandi servizi di posta gratuiti sono una delle fonti di problemi più frequenti nelle richieste che riceviamo. Vediamo perché succede e quali alternative funzionano meglio.
Come funziona un inoltro
Quando qualcuno scrive alla tua casella, il messaggio arriva sul nostro server. Se c’è un inoltro, il server lo rispedisce all’indirizzo di destinazione, per esempio una casella Gmail. Per il server di Gmail, quel messaggio arriva dal nostro server, ma dichiara come mittente l’indirizzo della persona che l’ha scritto originariamente.
Ed è proprio qui che nasce il problema.
Perché i messaggi inoltrati vengono respinti
I controlli sul mittente
I servizi di posta moderni controllano che un messaggio arrivi da un server autorizzato a inviare per quel dominio, usando i record SPF, DKIM e DMARC. Quando un messaggio viene inoltrato, arriva da un server che non è quello originale del mittente. Se il dominio del mittente ha regole severe, il servizio di destinazione può considerarlo sospetto, metterlo nello spam o rifiutarlo del tutto.
Lo spam inoltrato
C’è un secondo effetto, meno ovvio. Insieme ai messaggi buoni, l’inoltro gira anche lo spam che riesce a superare i filtri. Per Gmail, iCloud e simili, il nostro server sta inviando dello spam. Quando questo succede spesso, il servizio di destinazione inizia a rifiutare i messaggi, e la notifica di mancata consegna torna indietro. A farne le spese sono anche i messaggi legittimi e, in casi gravi, la reputazione del server che inoltra.
La cartella spam di destinazione
Anche quando i messaggi vengono accettati, il servizio di destinazione può metterli nella sua cartella spam. Se leggi solo la posta in arrivo di Gmail, rischi di non vederli mai.
I sintomi tipici
- alcuni messaggi arrivano nella casella del dominio (li vedi in webmail), ma non nella casella personale;
- ricevi notifiche di mancata consegna per messaggi che non hai scritto tu: sono i rifiuti degli inoltri;
- il problema riguarda soprattutto certi mittenti, spesso grandi aziende, banche o pubbliche amministrazioni con regole severe sul proprio dominio;
- il problema peggiora nei periodi con più spam.
L’alternativa migliore: leggere la casella, non inoltrarla
Nella maggior parte dei casi, la soluzione più affidabile è non usare l’inoltro e configurare la casella del dominio direttamente sui tuoi dispositivi:
- sul telefono, aggiungi la casella come account IMAP nell’app di posta. Puoi averla accanto alla tua casella personale, nella stessa app;
- sul computer, configura la casella nel tuo programma di posta (Outlook, Thunderbird, Apple Mail);
- quando sei fuori, usa la webmail da
webmail.tuodominio.it.
I parametri sono quelli standard: IMAP sulla porta 993 con SSL/TLS, SMTP sulla 465 con SSL/TLS o sulla 587 con STARTTLS, indirizzo completo come nome utente e il server indicato nell’email di attivazione. Un vantaggio in più: rispondendo dalla casella del dominio, i tuoi clienti vedono il tuo indirizzo professionale e non quello personale.
Se l’inoltro ti serve davvero
Ci sono casi in cui l’inoltro ha senso, per esempio un indirizzo secondario poco usato. In quel caso segui queste regole:
- Mantieni una copia nella casella del dominio. Se un messaggio viene rifiutato dalla destinazione, lo ritrovi comunque in webmail. Evita gli inoltri “puri” verso un indirizzo esterno senza casella locale.
- Gestisci lo spam alla fonte. Il filtro antispam trattiene in quarantena i messaggi sospetti prima che vengano inoltrati: tieni la quarantena sotto controllo e non mettere nell’elenco dei mittenti consentiti indirizzi di cui non sei sicuro.
- Controlla la cartella spam della destinazione con regolarità, almeno all’inizio.
- Non fare catene di inoltri (da una casella a un’altra e poi a un’altra ancora): ogni passaggio aumenta il rischio di rifiuto.
E la soluzione “al contrario”?
Alcuni servizi di posta gratuiti permettono di andare a prendere i messaggi da un’altra casella, invece di riceverli inoltrati. Il principio è migliore dell’inoltro, perché è il servizio stesso a collegarsi alla tua casella con le sue credenziali. Tieni però presente che le funzioni dei servizi esterni cambiano nel tempo e non dipendono da noi: verifica sulla documentazione del servizio che usi. Se il servizio si collega spesso con una password sbagliata, può anche far scattare i sistemi di protezione.
Se usi Google Workspace o Microsoft 365
Se vuoi gestire tutta la posta del dominio con Google Workspace o Microsoft 365, la strada giusta non è l’inoltro: si cambiano i record MX del dominio, così la posta arriva direttamente al servizio scelto. È un’operazione che riguarda i DNS e va fatta con attenzione, per non perdere messaggi durante il passaggio. Se hai dubbi, apri un ticket prima di procedere.
In sintesi
Gli inoltri verso i servizi gratuiti sono comodi ma fragili: i controlli sul mittente e lo spam inoltrato possono far rifiutare anche i messaggi buoni. La soluzione più solida è leggere la casella del dominio direttamente, sul telefono e sul computer. Se l’inoltro ti serve, tieni sempre una copia locale e controlla lo spam. Trovi tutte le caratteristiche delle caselle nella pagina posta elettronica.