Newsletter e invii massivi: perché non usare la casella dell’hosting

Hai una lista di clienti e vuoi mandare una newsletter, un’offerta o un avviso a tutti. La tentazione è aprire il programma di posta, mettere centinaia di indirizzi in copia nascosta e premere “Invia”. È la strada più rapida per vedere le tue email finire nello spam, bloccare la casella e mettere a rischio la consegna di tutta la posta del tuo dominio. Vediamo perché e qual è il modo giusto di fare invii massivi.

Perché la casella dell’hosting non è fatta per le newsletter

La casella del tuo dominio è pensata per la corrispondenza: messaggi a clienti, fornitori, colleghi, uno o pochi destinatari alla volta. Un invio massivo ha esigenze completamente diverse:

• volumi: centinaia o migliaia di messaggi in pochi minuti;
• gestione delle disiscrizioni: chi non vuole più ricevere deve poterlo dire con un clic, e la richiesta va rispettata subito;
• gestione dei rimbalzi: gli indirizzi inesistenti vanno tolti dalla lista automaticamente;
• statistiche: aperture, clic, segnalazioni di spam.

Un programma di posta non fa nessuna di queste cose. E soprattutto i server di posta di un hosting sono condivisi: se da un account partono invii che i destinatari segnalano come spam, il danno alla reputazione può ricadere anche sulla posta di altri clienti. Per questo ci sono regole precise.

Cosa dice la Policy di utilizzo

La Policy di utilizzo dei servizi iWebLab stabilisce alcune regole generali per la posta elettronica:

• l’invio di comunicazioni è consentito solo verso destinatari che hanno dato il consenso o con cui esiste un rapporto che lo legittima secondo la normativa;
• sono vietate le comunicazioni commerciali non sollecitate e l’uso di elenchi di indirizzi acquistati, noleggiati o raccolti senza consenso;
• ogni comunicazione commerciale deve permettere al destinatario di opporsi agli invii successivi in modo semplice e gratuito, e le richieste vanno onorate senza ritardo;
• valgono i limiti di invio orari e giornalieri previsti dal piano attivo, indicati nelle Specifiche tecniche;
• la facoltà di invio di un account può essere sospesa temporaneamente se i messaggi non recapitati o le segnalazioni di abuso superano le soglie indicate nella Policy, oppure se gli indirizzi dei nostri server finiscono in liste di blocco per causa riconducibile al cliente.

Non sono regole fatte per complicarti la vita: proteggono la consegna della tua posta di tutti i giorni e di quella degli altri clienti.

Cosa usare per le newsletter

Per gli invii massivi la soluzione giusta è una piattaforma di email marketing, cioè un servizio specializzato proprio in questo. Ce ne sono molte, con piani anche gratuiti per liste piccole. Quando ne scegli una, guarda che offra:

• moduli di iscrizione con doppia conferma (double opt-in), che dimostrano il consenso;
• link di disiscrizione automatico in ogni messaggio;
• gestione automatica di rimbalzi e segnalazioni;
• la possibilità di autenticare il tuo dominio con record SPF e DKIM;
• server e trattamento dei dati compatibili con le tue esigenze di privacy.

In questo modo le newsletter partono dai server della piattaforma, ma con il tuo dominio come mittente, mentre la posta di lavoro continua a passare dalla tua casella iWebLab, senza che una cosa danneggi l’altra.

Collegare la piattaforma al tuo dominio

Perché le newsletter arrivino a destinazione, la piattaforma deve essere autorizzata a inviare per conto del tuo dominio. Di solito ti chiede di aggiungere alcuni record DNS:

• una modifica al record SPF (attenzione: il record SPF deve restare uno solo; va integrato, non duplicato);
• uno o più record per la firma DKIM della piattaforma;
• a volte un record di verifica del dominio.

Se i DNS del tuo dominio sono gestiti da noi, puoi aggiungere i record dal pannello oppure inviarci un ticket con le istruzioni ricevute dalla piattaforma: li inseriamo noi. La configurazione dei record SPF, DKIM e DMARC è a carico del cliente, con la nostra assistenza: non esitare a chiederla.

Buone pratiche per qualunque invio

1. Costruisci la lista da zero, con iscrizioni vere. Non importare vecchi elenchi di cui non conosci l’origine.
2. Pulisci la lista: togli gli indirizzi che rimbalzano e chi non apre da molto tempo.
3. Usa un indirizzo mittente reale del tuo dominio, a cui le risposte arrivano davvero.
4. Mantieni una frequenza regolare: liste “dormienti” riattivate di colpo generano molte segnalazioni.
5. Cura oggetto e contenuti: niente maiuscole urlate, niente messaggi fatti di un’unica immagine.

E le email inviate dal sito?

Le email transazionali del sito (conferme d’ordine, reimpostazione della password, risposte ai moduli di contatto) sono un’altra cosa: sono singoli messaggi attesi dal destinatario e possono partire dal tuo hosting, meglio se tramite SMTP autenticato con una casella del dominio. Se però il tuo negozio invia volumi molto alti, valuta anche per queste un servizio di invio dedicato.

E i messaggi a tanti destinatari ogni tanto?

Una circolare a una ventina di fornitori o gli auguri di fine anno ai clienti abituali non sono una newsletter. Anche in questi casi, però, usa la copia nascosta per non mostrare a tutti gli indirizzi degli altri, e se i destinatari sono molti dividi l’invio in più gruppi. Se ti accorgi che lo fai spesso, è il segnale che ti serve una piattaforma dedicata.

Hai dubbi su come impostare il tuo dominio per una piattaforma di newsletter? Apri un ticket dall’area clienti o contattaci. Per la posta di tutti i giorni trovi i piani nella pagina Posta elettronica, con filtro antispam professionale incluso.