La firma è la parte di un’email che leggono tutti, a ogni messaggio. Una firma ordinata comunica serietà e fa trovare subito i tuoi recapiti; una firma confusa, pesante o piena di immagini rotte fa l’effetto opposto e, in qualche caso, peggiora anche la consegna dei messaggi. Vediamo cosa mettere in una firma professionale, cosa evitare e come impostarla nei programmi più comuni.
Cosa mettere in una firma
Una buona firma contiene poche informazioni, quelle che servono davvero a chi ti scrive:
- nome e cognome;
- ruolo e, se utile, reparto;
- nome dell’azienda;
- un recapito telefonico (fisso o mobile, non necessariamente tutti);
- l’indirizzo del sito.
L’indirizzo email di solito non serve: il destinatario ce l’ha già nel campo del mittente. Può avere senso solo se scrivi da un indirizzo condiviso e vuoi indicare un contatto diretto.
I dati societari
Per le aziende, la normativa può richiedere di indicare nella corrispondenza alcuni dati societari (ad esempio ragione sociale, sede, partita IVA o codice di identificazione, dati di iscrizione al registro). Quali siano obbligatori dipende dalla forma giuridica e dal Paese: chiedi conferma al tuo commercialista e poi inseriscili in una riga compatta, in carattere più piccolo, sotto i recapiti.
Un esempio
Una firma essenziale e completa può essere così:
Mario Rossi
Responsabile commerciale – Rossi Srl
Tel. 0549 000000 · www.tuodominio.it
Rossi Srl · Via Esempio 1 · P. IVA / COE 00000000
Cosa evitare
- Firme fatte di un’unica immagine. Molti programmi bloccano le immagini per impostazione predefinita: il destinatario vede un riquadro vuoto e nessun recapito. Inoltre il testo dentro un’immagine non si può copiare.
- Immagini pesanti allegate a ogni messaggio. Un logo da qualche centinaio di KB, moltiplicato per centinaia di email, riempie la tua cartella Inviata e quella dei tuoi contatti. Se usi un logo, tienilo piccolo e leggero.
- Troppi colori e caratteri. Un carattere, al massimo due colori, quelli del tuo marchio.
- Citazioni, slogan lunghi, banner promozionali in ogni messaggio: stancano presto e alcuni filtri antispam guardano con sospetto i messaggi pieni di elementi promozionali.
- Avvisi legali chilometrici. Le note di riservatezza molto lunghe non aggiungono tutela reale e allungano ogni risposta. Se ne vuoi una, tienila breve.
Testo o HTML?
Quasi tutti i programmi permettono una firma in testo semplice o in HTML (con grassetti, colori, link e logo). L’HTML va bene, a patto di restare semplici: una firma copiata da un documento di Word o generata con strumenti online pieni di tabelle annidate può apparire in modo diverso in ogni programma. Dopo averla impostata, mandati un messaggio di prova e guardalo su computer e telefono.
Il logo: incorporato o collegato?
Ci sono due modi per inserire un’immagine nella firma:
| Metodo | Pro | Contro |
|---|---|---|
| Immagine incorporata nel messaggio | Si vede anche senza scaricare contenuti esterni | Ogni messaggio diventa più pesante; a volte appare come allegato |
| Immagine collegata dal tuo sito | Messaggi leggeri | Molti programmi non la mostrano finché il destinatario non sceglie di scaricare le immagini |
In entrambi i casi la firma deve funzionare anche senza immagine: i recapiti devono essere sempre in testo.
Dove si imposta
La firma non è un’impostazione della casella sul server, ma di ogni programma che usi. Se leggi la posta da più dispositivi, va impostata su ciascuno:
- Webmail Roundcube (da
webmail.tuodominio.it): nelle impostazioni trovi la gestione delle identità; per ogni identità puoi scrivere una firma, anche in HTML. - Outlook: nelle opzioni della posta c’è la sezione delle firme, dove puoi crearne più di una e scegliere quale usare per i nuovi messaggi e per le risposte.
- Thunderbird: la firma si scrive nelle impostazioni dell’account, per ciascuna identità.
- Apple Mail, iPhone e iPad: nelle impostazioni dell’app Mail c’è la voce per la firma; sul telefono è in genere solo testo.
- App per Android: la firma si imposta nelle impostazioni dell’account all’interno dell’app.
Sul telefono conviene una versione corta: nome, azienda, telefono. Togli la dicitura automatica del tipo “Inviato dal mio smartphone”, che non aggiunge nulla.
Una firma per tutta l’azienda
Se in azienda siete in tanti, preparate un modello unico e chiedete a tutti di usarlo: stesso ordine delle informazioni, stessi colori, stesso logo. Il modo più semplice è preparare la firma in HTML, mandarla a ciascuno e fargliela incollare nel proprio programma, controllando poi il risultato con un messaggio di prova. Quando cambiano i dati (un nuovo numero, un nuovo indirizzo), aggiornate tutti insieme.
In sintesi
- Poche righe di testo, con nome, ruolo, azienda, telefono e sito.
- I dati societari richiesti, in una riga compatta.
- Al massimo un logo piccolo e leggero, mai la firma intera in un’immagine.
- Impostata su ogni dispositivo, con una versione breve per il telefono.
- Provata inviando un messaggio a te stesso.
Una firma curata è il complemento naturale di una casella con il tuo dominio. Se non ce l’hai ancora, scopri i piani nella pagina Posta elettronica.