Configurare la posta su Outlook

Outlook è uno dei programmi di posta più usati in ufficio, ma quando si tratta di aggiungere una casella che non è di Microsoft può diventare insidioso: il programma prova a indovinare le impostazioni da solo e non sempre ci riesce. In questa guida vediamo come configurare la tua casella iWebLab su Outlook in modo manuale, così da avere il controllo completo dei parametri.

Prima di iniziare: i dati che ti servono

Tieni a portata di mano queste informazioni:

Voce	Valore
Indirizzo email	la casella completa, es. nome@tuodominio.it
Nome utente	l’indirizzo email completo
Password	la password della casella
Server in entrata	il server indicato nell’email di attivazione
IMAP	porta 993, SSL/TLS
POP3 (in alternativa)	porta 995, SSL/TLS
Server in uscita (SMTP)	lo stesso server, porta 465 SSL/TLS oppure 587 STARTTLS
Autenticazione SMTP	sì, con le stesse credenziali

Se non sai se scegliere IMAP o POP3, leggi prima IMAP o POP3: quale scegliere. Nella maggior parte dei casi ti consigliamo IMAP.

Se non trovi più l’email di attivazione, puoi recuperare le comunicazioni ricevute dall’area clienti oppure aprire un ticket: ti indichiamo noi il server corretto.

Le diverse versioni di Outlook

Oggi esistono più “Outlook” diversi e le schermate cambiano parecchio da uno all’altro:

• Outlook classico per Windows (quello incluso nelle versioni desktop di Microsoft Office);
• il nuovo Outlook per Windows, con un’interfaccia simile a quella web;
• Outlook per Mac.

Microsoft aggiorna spesso questi programmi e i nomi dei pulsanti possono variare leggermente. I passaggi qui sotto descrivono il percorso generale: se una voce ha un nome un po’ diverso, cerca quella con il significato più vicino.

Outlook classico per Windows

1. Apri Outlook e vai su File, poi Aggiungi account.
2. Inserisci il tuo indirizzo email completo.
3. Apri le Opzioni avanzate e spunta la casella per configurare manualmente l’account, poi prosegui.
4. Scegli il tipo di account: IMAP (consigliato) oppure POP.
5. Nella sezione Posta in arrivo inserisci il server indicato nell’email di attivazione, porta 993 per IMAP (oppure 995 per POP) e metodo di crittografia SSL/TLS.
6. Nella sezione Posta in uscita inserisci lo stesso server, porta 465 con SSL/TLS oppure porta 587 con STARTTLS.
7. Prosegui e inserisci la password della casella quando richiesta.
8. Se Outlook ti chiede il nome utente, indica l’indirizzo email completo.
9. Conferma: Outlook verificherà la connessione e scaricherà le cartelle.

Se dopo la configurazione l’invio non funziona, controlla nelle impostazioni dell’account che sia attiva l’opzione per cui il server della posta in uscita richiede l’autenticazione, usando le stesse credenziali della posta in arrivo.

Nuovo Outlook per Windows

1. Apri Outlook e vai su Impostazioni (l’icona a forma di ingranaggio), poi Account e Aggiungi account.
2. Inserisci il tuo indirizzo email e prosegui.
3. Se Outlook propone un tipo di account automatico, scegli di cambiare provider o di procedere con la configurazione manuale e seleziona IMAP (oppure POP).
4. Inserisci la password della casella.
5. Apri le impostazioni avanzate e compila i campi di posta in arrivo e in uscita con i valori della tabella: server dell’email di attivazione, IMAP 993 SSL/TLS, SMTP 465 SSL/TLS o 587 STARTTLS.
6. Come nome utente usa l’indirizzo email completo, sia per la posta in arrivo sia per quella in uscita.
7. Conferma e attendi la sincronizzazione.

Tieni presente che il nuovo Outlook, con alcuni tipi di account, sincronizza la posta passando dai servizi cloud di Microsoft. Se per la tua azienda questo aspetto è rilevante, valuta di usare Outlook classico o un altro programma di posta.

Outlook per Mac

1. Apri Outlook e dal menu Outlook scegli Impostazioni (o Preferenze), poi Account.
2. Premi il pulsante + e scegli di aggiungere un nuovo account.
3. Inserisci l’indirizzo email; se Outlook non riconosce il provider, scegli IMAP/POP.
4. Compila nome utente (indirizzo completo), password, server in entrata e in uscita con le porte indicate sopra e spunta l’uso di SSL per entrambe le connessioni.
5. Aggiungi l’account e attendi che compaiano le cartelle.

Verificare che tutto funzioni

1. Invia un’email di prova a un altro indirizzo che controlli (ad esempio un indirizzo personale).
2. Rispondi da quell’indirizzo e verifica che la risposta arrivi in Outlook.
3. Se usi IMAP, apri la webmail e controlla che il messaggio inviato compaia anche lì, nella cartella della posta inviata.

Associare correttamente le cartelle (IMAP)

A volte, con IMAP, Outlook crea le proprie cartelle “Posta inviata” o “Elementi eliminati” invece di usare quelle già presenti sul server. Il risultato è che da Outlook vedi la posta inviata, ma dal telefono o dalla webmail no. Se succede:

1. controlla quali cartelle vedi nella webmail e quali in Outlook;
2. nelle impostazioni dell’account cerca le opzioni relative alle cartelle (posta inviata, elementi eliminati) e associale a quelle del server, se il tuo Outlook lo consente;
3. sposta i messaggi dalla cartella creata da Outlook a quella del server, così tutti i dispositivi li vedono.

Problemi frequenti e soluzioni

Outlook continua a chiedere la password

Verifica che la password sia corretta accedendo alla webmail. Se lì funziona, controlla che come nome utente ci sia l’indirizzo email completo, sia in entrata che in uscita. Se hai cambiato la password da poco, aggiornala anche nelle impostazioni dell’account di Outlook (e su tutti gli altri dispositivi).

Ricevo ma non riesco a inviare

Di solito il problema è l’autenticazione SMTP disattivata o una combinazione sbagliata di porta e cifratura. Ricorda: 465 va con SSL/TLS, 587 va con STARTTLS. Non mescolarle.

Errore sul certificato

Succede quando si usa un nome di server diverso da quello indicato nell’email di attivazione. Correggi il nome del server in entrata e in uscita e l’avviso sparirà.

La connessione va in timeout

Controlla le porte e prova da un’altra rete (ad esempio con l’hotspot del telefono): alcune reti aziendali o pubbliche bloccano le porte della posta. Se il problema è solo su una rete, va sbloccato sul firewall di quella rete.

Serve una mano?

Se dopo questi passaggi qualcosa non funziona, apri un ticket dall’area clienti indicando la versione di Outlook che usi e il messaggio di errore esatto (uno screenshot aiuta molto). Trovi tutte le caratteristiche del servizio nella pagina posta elettronica.