Recuperare una casella di posta o messaggi cancellati con JetBackup

Un collega ha svuotato il cestino, un programma di posta ha cancellato una cartella intera, un telefono configurato male ha fatto sparire i messaggi dal server. Capita più spesso di quanto si pensi. La buona notizia è che le caselle di posta dei tuoi domini sono incluse nei backup e, con JetBackup 5, puoi recuperare i messaggi da solo, senza perdere quelli arrivati nel frattempo. Ecco come.

Cosa c’è nel backup della posta

Il backup di una casella contiene i messaggi che si trovavano sul server al momento della copia, con le loro cartelle. Da questo derivano due conseguenze pratiche:

• un messaggio arrivato e cancellato fra un backup e l’altro non è mai stato copiato, quindi non si può recuperare;
• se usi un programma in POP3 che scarica i messaggi e li toglie dal server, quei messaggi nei backup non ci sono: stanno solo sul tuo computer. Per questo consigliamo IMAP (porta 993), che lascia la posta sul server e la sincronizza su tutti i dispositivi.

Visto che i backup vengono fatti almeno due volte al giorno e conservati per 30 giorni, nella grande maggioranza dei casi il messaggio che cerchi c’è.

Prima di tutto: è davvero sparito?

Prima di ripristinare, fai un controllo veloce, ti può far risparmiare tempo:

1. apri la webmail (all’indirizzo webmail.tuodominio.it) e guarda nel cestino e nelle altre cartelle;
2. usa la ricerca della webmail per mittente o oggetto, includendo tutte le cartelle;
3. se il messaggio non è mai arrivato (e non è stato cancellato), controlla la quarantena dell’antispam: in quel caso non è un problema di backup. Ne parliamo nella pagina del filtro antispam.

Se il messaggio c’era e ora non c’è più, è il momento di JetBackup.

Il punto chiave: unire, non sostituire

Quando ripristini una casella, la cosa più importante è non cancellare i messaggi ricevuti dopo la data del backup. Per questo, nel riepilogo del ripristino, JetBackup offre l’opzione Merge live account data with backup data, cioè «unisci i dati attuali con quelli del backup»: i messaggi che mancano vengono rimessi, quelli che ci sono già restano come sono.

Per recuperare posta cancellata è quasi sempre l’opzione giusta. Senza unione, la casella verrebbe riportata allo stato del backup e rischieresti di perdere la posta più recente.

Passo per passo

1. Entra nel pannello DirectAdmin dall’area clienti e apri JetBackup 5.
2. Vai in Restore & Download e apri la scheda Email Accounts.
3. Trova la casella interessata (per esempio info@tuodominio.it).
4. Scegli il backup: deve essere di un momento in cui il messaggio era ancora presente, cioè prima della cancellazione. Se non sai quando è sparito, parti da un backup di qualche giorno prima.
5. Clicca su Restore e controlla il riepilogo: deve contenere solo la casella che ti interessa.
6. Attiva l’opzione di unione con i dati attuali.
7. Conferma. L’operazione entra in coda: seguila in Queue fino allo stato completato.
8. Apri la casella in webmail o nel tuo programma di posta: i messaggi recuperati ricompaiono nelle loro cartelle. Se usi un programma in IMAP, potrebbe servire qualche minuto perché si sincronizzi.

Se il messaggio non ricompare

• Hai scelto un backup troppo recente? Se la cancellazione è avvenuta prima di quel backup, il messaggio non c’era già più. Riprova con una data precedente: con l’unione attiva non crei doppioni dei messaggi già presenti.
• Il messaggio era più vecchio di 30 giorni ed era già stato cancellato prima? Allora è fuori dal periodo di conservazione.
• Il programma di posta non si aggiorna? Chiudilo e riaprilo, oppure controlla prima dalla webmail, che legge direttamente il server.

Recuperare un solo messaggio importante

Se ti serve un singolo messaggio, magari da girare a qualcuno, puoi anche non toccare la casella e usare il Download: JetBackup prepara un archivio con il contenuto della casella a quella data, che poi scarichi dalla sezione Downloads. Dentro, ogni messaggio è un file di testo che si può aprire o importare in un programma di posta. È un metodo più tecnico, ma utile quando vuoi solo consultare.

Casella cancellata per intero

Se è stata eliminata l’intera casella dal pannello, il ripristino dalla scheda Email Accounts la ricrea con i messaggi presenti nel backup. Dopo il ripristino controlla di poter accedere: se la password non funziona, reimpostala dal pannello e aggiorna i dispositivi collegati.

Prevenire è meglio

• Usa IMAP su tutti i dispositivi invece del POP3.
• Non svuotare il cestino in automatico troppo spesso, se puoi permettertelo.
• Per le caselle importanti, tieni una copia tua dei messaggi fondamentali, come suggerisce la regola 3-2-1 dei backup.

In sintesi

• Restore & Download › Email Accounts › scegli casella e data › Restore con l’unione attiva.
• Scegli un backup in cui il messaggio era ancora presente.
• Recuperi solo ciò che era sul server al momento del backup: IMAP è il tuo alleato.

Per tutto ciò che riguarda la posta dei tuoi domini, visita la pagina posta elettronica.