Le domande amministrative sono tra le più frequenti che riceviamo: “Ho pagato, ma la fattura risulta ancora aperta”, “Mi è arrivata una fattura che non mi aspettavo”, “La fattura è intestata in modo sbagliato”. Sono richieste semplici, ma possono far perdere tempo a te e a noi se mancano le informazioni giuste. In questa guida trovi le risposte alle situazioni più comuni e qualche abitudine per non ritrovartici.
Dove trovi fatture e pagamenti
Tutto passa dall’area clienti su hosting.iweblab.it. Nella sezione delle fatture vedi l’elenco dei documenti, il loro stato (da pagare, pagata, annullata) e puoi scaricarli in PDF. Da lì puoi anche pagare quelle ancora aperte, con i metodi di pagamento proposti nella pagina della fattura.
“Ho pagato, ma la fattura risulta ancora da pagare”
Dipende da come hai pagato.
Pagamento online
Un pagamento fatto dalla pagina della fattura viene registrato in automatico. Se la fattura risulta ancora aperta, le possibilità sono due: il pagamento non è andato a buon fine (controlla l’estratto conto o l’email del circuito di pagamento) oppure hai pagato una fattura diversa da quella che stai guardando. In entrambi i casi apri un ticket nel reparto amministrativo indicando il numero della fattura, la data e l’importo.
Bonifico
Il bonifico non arriva in tempo reale: va registrato quando l’accredito compare sul conto, e i tempi dipendono dalle banche. Per farlo associare in fretta alla fattura giusta:
- indica sempre nella causale il numero della fattura;
- se paghi più fatture con un solo bonifico, elencale tutte nella causale;
- se c’è urgenza, per esempio un servizio sospeso o in scadenza, apri un ticket amministrativo allegando la ricevuta del bonifico.
Un bonifico senza riferimenti, o fatto da un conto intestato a un’altra persona o azienda, è il caso più difficile da riconciliare: mettere il numero di fattura nella causale ti evita solleciti inutili.
“Mi è arrivata una fattura che non mi aspettavo”
Nella maggior parte dei casi si tratta di un rinnovo: hosting e domini si rinnovano a scadenza e la fattura viene generata con un certo anticipo, così hai il tempo di pagarla. Prima di preoccuparti, controlla:
- a quale servizio o dominio si riferisce la fattura (è scritto nelle righe del documento);
- la scadenza di quel servizio, nella sezione dei servizi o dei domini dell’area clienti;
- se si tratta di un servizio che non usi più.
Se il servizio non ti serve più, non limitarti a ignorare la fattura: comunica la tua decisione, così il servizio viene chiuso in modo ordinato e la fattura annullata. Prima, però, salva i tuoi dati. Ne parliamo nella guida dedicata alla disdetta dei servizi.
“Ho pagato due volte”
Succede, per esempio, quando si paga online e poi si fa anche un bonifico per sicurezza, o quando due persone dell’azienda pagano la stessa fattura. Apri un ticket amministrativo con gli estremi di entrambi i pagamenti: verifichiamo e sistemiamo la situazione, concordando con te la soluzione più comoda.
“La fattura è intestata in modo sbagliato”
Le fatture vengono emesse con i dati presenti nel tuo profilo dell’area clienti al momento della loro creazione. Per questo è importante tenerli aggiornati:
- ragione sociale o nome e cognome;
- indirizzo completo;
- partita IVA e codice fiscale;
- per i clienti italiani, i dati per la fatturazione elettronica (codice destinatario o PEC), se richiesti nel profilo.
Se ti accorgi di un errore su una fattura già emessa, aggiorna prima i dati del profilo, poi apri un ticket amministrativo indicando il numero della fattura e cosa va corretto. Le fatture già emesse seguono regole fiscali precise: non sempre si possono modificare, a volte serve un documento di rettifica. Ce ne occupiamo noi, a te basta segnalarlo.
“Le fatture arrivano a una persona che non lavora più con noi”
Le email di fatturazione partono verso l’indirizzo del tuo account cliente. Se quell’indirizzo appartiene a un ex collaboratore o a un’agenzia con cui non lavori più, rischi di perdere fatture e avvisi di scadenza, con il pericolo di vedere il servizio sospeso. Aggiorna l’indirizzo email nel profilo dell’area clienti. Se non riesci più ad accedere perché la password era legata a quella casella, contattaci dai recapiti nella pagina contatti: verificheremo l’intestazione dell’account prima di aggiornarlo.
Ticket tecnico o amministrativo?
Per tutto ciò che riguarda fatture, pagamenti, dati di intestazione e rinnovi usa il reparto amministrativo. Per i problemi del sito, della posta o del pannello usa il reparto tecnico. Scegliere quello giusto fa arrivare la richiesta subito alla persona che può risolverla.
Quando scrivi, includi sempre:
- il numero della fattura;
- la data, l’importo e il metodo del pagamento;
- la ricevuta o la contabile, se hai pagato con bonifico;
- cosa ti aspetti: registrare un pagamento, correggere un’intestazione, chiudere un servizio.
Le abitudini che evitano problemi
- Usa un indirizzo dedicato all’amministrazione per l’account cliente, letto da più persone se serve.
- Aggiungi il nostro indirizzo ai contatti, così fatture e promemoria non finiscono nello spam.
- Paga dalla pagina della fattura quando puoi: è il modo più rapido perché il pagamento venga registrato.
- Controlla l’area clienti un paio di volte l’anno: servizi attivi, scadenze, dati di fatturazione.
Ricorda infine che i domini hanno scadenze proprie, separate da quelle dell’hosting: trovi le informazioni nella pagina domini. Se hai un dubbio che qui non trovi, apri un ticket amministrativo: rispondiamo volentieri.